Politique de confidentialité
Hillewaere Insurance (ci-après "le cabinet") prend au sérieux vos droits en matière de traitement des données. Ce document explique comment nous collectons, traitons et utilisons vos données personnelles. Il constitue la politique générale de traitement des données du cabinet conformément à la législation applicable, y compris le règlement général sur la protection des données (RGPD).
En tant que courtier d'assurance, l'entreprise peut remplir un double rôle en termes de traitement des données. Dans ce cas, nous sommes à la fois le contrôleur et le processeur des données. Nous assumons le rôle de responsable du traitement lorsque nous traitons les données en notre nom et pour notre propre compte. En outre, au profit des entreprises, nous jouons également le rôle de sous-traitant. Cela signifie que nous collectons et traitons également des données à caractère personnel pour les compagnies d'assurance avec lesquelles nous coopérons et auprès desquelles nous vous proposons et offrons des produits. Dans cette déclaration, nous ne développons que le traitement de vos données en tant que sous-traitant.
Contrôleur
Le responsable du traitement des données est Hillewaere Insurance, Parklaan 46, 2300 Turnhout,
Pour toute question concernant notre politique de confidentialité, veuillez nous contacter à l'adresse privacy@hillewaere.be. Pour les questions allant au-delà d'une simple demande de renseignements, nous pouvons vous demander de vous identifier afin de nous assurer que nous fournissons les informations et les données demandées à la bonne personne.
Quand notre entreprise collecte-t-elle et traite-t-elle des données ?
Le cabinet collecte et traite des données vous concernant lorsque vous nous contactez dans le but de vous conseiller en matière de contrats d'assurance, d'offrir ou de proposer des contrats d'assurance, d'effectuer des travaux préparatoires en vue de la conclusion de contrats d'assurance et de conclure vous-même des contrats d'assurance. En outre, vous pouvez également faire appel à nous ou nous contacter pour obtenir de l'aide dans la gestion et l'exécution des contrats d'assurance que vous avez conclus. Nous traiterons également (ou devrons traiter) vos données si vous nous contactez d'une autre manière. Enfin, il est également possible que nous obtenions des données vous concernant par l'intermédiaire de tiers et que nous utilisions ces données pour vous approcher afin de conclure un accord par le biais de notre médiation.
Quelles sont les données collectées et traitées par notre bureau ?
Le cabinet recueille et traite les données que vous nous communiquez en prenant contact avec lui, telles que votre nom, votre adresse, votre adresse électronique et vos données professionnelles, comme le nom de votre entreprise et votre numéro de TVA. Il s'agit également de toutes les données nécessaires pour nous permettre d'évaluer vos besoins en matière d'assurance. Il s'agit notamment des données concernant votre habitation (dans le cadre de l'assurance incendie), vos données financières (dans le cadre de l'assurance investissement) et vos données médicales (dans le cadre de l'assurance maladie). Vos données ne seront traitées que dans le cadre de l'assurance pour laquelle vous faites appel à nous, sauf demande contraire de votre part et indication de votre part.
Nous collectons ces données lorsque vous remplissez manuellement nos documents et formulaires, mais aussi lorsque vous le faites par voie électronique. Des cookies sont utilisés lorsque vous visitez notre site web. Pour plus d'informations à ce sujet, veuillez contacter le bureau.
À quelles fins notre entreprise collecte-t-elle et traite-t-elle des données ?
Les finalités pour lesquelles nous traitons les données sont de différentes natures et sont décrites ci-dessous.
Pour nos clients, nous traitons ces données à des fins de gestion de la clientèle, notamment l'acceptation, la gestion et la conclusion de contrats d'assurance et la promotion d'autres produits et services de notre cabinet. Ces traitements sont principalement basés sur la relation contractuelle avec nos clients, mais aussi, en ce qui concerne la prospection, sur votre consentement exprès.
En ce qui concerne les fournisseurs, nous traitons ces données dans le cadre de notre gestion des fournisseurs et sur la base de la relation contractuelle que nous avons ou établissons avec nos fournisseurs.
En ce qui concerne les prospects, qui sont des personnes physiques qui ne sont pas (encore) nos clients, nous traitons les données à des fins de marketing direct, sur la base de notre intérêt légitime à faire des affaires. Nous demandons aux prospects approchés par courrier électronique leur consentement explicite afin de pouvoir les approcher à l'avenir également. Pour les prospects approchés par lettre, nous demandons une clause d'exclusion s'ils ne souhaitent pas être contactés à nouveau par nous.
En ce qui concerne nos employés, nous traitons les données à des fins telles que la gestion du personnel et l'administration des salaires.
En ce qui concerne notre site web, nous adaptons autant que possible son contenu et sa facilité d'utilisation à vous, ses utilisateurs. En outre, nous traitons vos données pour remplir les obligations découlant de la mise à disposition d'un site web et de son contenu et pour vous permettre d'utiliser les applications et services interactifs de ce site web.
Quelles sont les bases du traitement des données par notre bureau ?
En principe, nous collectons et traitons vos données sur la base de la relation contractuelle que nous avons avec vous à la suite de votre candidature ou de votre demande liée à un besoin d'assurance et au(x) contrat(s) qui en découle(nt), ainsi qu'à la suite de la demande d'assistance dans la gestion et le suivi des contrats d'assurance que vous avez conclus.
Lorsque le traitement n'est pas nécessaire à l'exécution de la relation contractuelle, il est fondé sur nos intérêts légitimes en tant qu'entreprise, en particulier la liberté d'entreprise et d'information. Ce faisant, nous veillons toujours à ce qu'il y ait un équilibre entre nos intérêts et les vôtres, par exemple en vous accordant un droit d'opposition.
En ce qui concerne les données relatives à la santé ou les données dites sensibles, nous ne pouvons traiter vos données personnelles qu'avec votre consentement explicite. Ce consentement vous sera demandé au moment où vous deviendrez notre client. Si ce n'est pas le cas, nous vous demandons de nous en informer afin que nous puissions prendre les mesures nécessaires.
Les données seront-elles communiquées à des tiers ?
Vos données sont principalement traitées en interne. Toutefois, elles doivent être communiquées à la compagnie d'assurance avec laquelle vous concluez finalement le contrat.
Nous pouvons faire appel à des tiers pour certains services ponctuels. Dans ce cas, vos données peuvent être communiquées à ces tiers mais uniquement pour le service en question et toujours sous le contrôle de notre bureau.
Dans certains cas, il existe une obligation légale de transférer certaines données. C'est notamment le cas lorsque nous sommes légalement obligés de le faire ou lorsque les autorités publiques ont le droit de nous demander des données.
En principe, vos données ne seront pas transférées à des pays tiers ou à des organisations internationales.
Vos droits
La réglementation vous accorde différents droits afin d'assurer une protection adéquate.
Vous pouvez à tout moment vous opposer à l'utilisation de vos données par notre cabinet à des fins de marketing direct. Si vous ne souhaitez pas être tenu au courant des offres de notre cabinet, vous pouvez nous en informer à l'adresse privacy@hillewaere.be ou en cochant une case dans les informations qui vous sont fournies à certaines occasions.
Vous pouvez toujours consulter les données que nous traitons à votre sujet et, le cas échéant, les faire rectifier. Pour ce faire, il vous suffit d'en faire la demande à l'adresse privacy@hillewaere.be, en justifiant de votre identité. Nous demandons cela afin d'éviter que vos données ne soient communiquées à une personne qui n'y a pas droit.
Si vous n'êtes pas d'accord avec la manière dont nous traitons vos données, vous pouvez toujours introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données, rue du Printing Press 35, 1000 Bruxelles. Vous pouvez également nous contacter pour toute question générale relative au traitement et à la protection des données à caractère personnel.
Changements
Notre cabinet se réserve le droit de modifier la présente déclaration. Les modifications seront notifiées aux utilisateurs via le site web.