Politique de confidentialité

Politique de confidentialité - traitement des données à caractère personnel

La présente déclaration de confidentialité décrit la manière dont les entreprises faisant partie du groupe Hillewaere traitent vos données à caractère personnel. La déclaration de confidentialité concerne les entreprises suivantes :

  • Hillewaere Group Belgium NV, dont le siège social est situé à Parklaan 46, 2300 Turnhout, numéro d'entreprise BE0764.344.459, TVA BE0764.344.459.
  • Hillewaere Insurance NV, dont le siège social est situé à Parklaan 46, 2300 Turnhout, numéro d'entreprise 0891.695.561,
  • Les intermédiaires d'assurance liés à Hillewaere Insurance NV (une liste actualisée peut être obtenue sur simple demande)
  • Hillewaere Vastgoed BV, dont le siège social est situé à Parklaan 46, 2300 Turnhout, numéro d'entreprise 0479.516.629,
  • Hillewaere Real Estate Brussels BV, dont le siège social est situé à Parklaan 46, 2300 Turnhout, numéro d'entreprise 1008.898.978,

Bien qu'une déclaration de confidentialité unique ait été rédigée, toutes les entités susmentionnées sont des responsables du traitement distincts lorsqu'elles traitent des données à caractère personnel. Afin d'améliorer la lisibilité, les entreprises du groupe Hillewaere sont désignées ci-dessous par le terme « Hillewaere ». Vous trouverez ci-dessous les traitements qui s'appliquent à toutes les entreprises ou à des entreprises spécifiques. À titre d'exception à ce qui précède, Hillewaere Insurance NV et les intermédiaires d'assurance qui lui sont liés partagent la responsabilité du traitement, Hillewaere Insurance NV étant responsable de l'organisation et du suivi du traitement, de la transparence, du suivi des violations et des droits éventuels de la personne concernée. Vous pouvez vous adresser à Hillewaere Insurance NV pour exercer vos droits et éventuellement déposer une plainte.

La présente déclaration de confidentialité concerne les catégories suivantes de personnes concernées : prospects, clients (et éventuellement leurs employés), visiteurs du ou des sites web, fournisseurs (et éventuellement leurs employés) et partenaires.

Hillewaere s'efforce de traiter vos données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données), ainsi qu'avec la législation complémentaire en matière de protection des données.

La présente déclaration de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois le 28/01/2026 et porte le numéro de version 1.1.

Article 1 - aperçu des activités de traitement par entreprise

Pour chaque entreprise du groupe Hillewaere, les traitements effectués sont indiqués ci-dessous :

  • Hillewaere Group Belgium NV
    • Gestion des fournisseurs
    • Respect des obligations légales
    • Prévention et lutte contre la fraude
  • Hillewaere Insurance NV et tous les intermédiaires d'assurance affiliés qui ne sont pas expressément mentionnés dans cette liste
    • Gestion des clients
    • Marketing direct
    • Gestion des fournisseurs
    • Respect des obligations légales
    • Prévention et lutte contre la fraude
  • Hillewaere Vastgoed BV et Hillewaere Real Estate Brussels BV
    • Gestion des clients
    • Marketing direct
    • Gestion des fournisseurs
    • Respect des obligations légales
    • Prévention et lutte contre la fraude

1.1 Gestion de la clientèle, y compris le courtage en assurance ou le courtage immobilier

Nous traitons les données à caractère personnel suivantes :

  • Données d'identification
  • Données financières et particularités
  • Caractéristiques personnelles
  • Données professionnelles (formation et profession)
  • Données relatives à la santé
  • Données judiciaires et données pénales

La base juridique de ce traitement est la nécessité contractuelle (y compris les mesures précontractuelles) et l'obligation légale. Pour les catégories sensibles de données à caractère personnel (données relatives à la santé et données pénales), nous demandons votre consentement explicite afin de pouvoir traiter ces données à caractère personnel.

Dans le cadre de la gestion de la clientèle, les conversations téléphoniques sont enregistrées afin de conserver une preuve de la communication et de la transaction éventuelle (ou des instructions à cet effet), ainsi que dans le but d'exécuter et d'améliorer le service qui vous est fourni. Cet enregistrement n'est effectué qu'avec votre consentement. L'enregistrement à des fins de preuve est soumis à un délai de conservation spécifique, à savoir le délai de prescription légal. L'enregistrement à des fins de gestion de la clientèle est soumis au délai de conservation général mentionné ci-dessous.

Certaines données sont obtenues auprès d'autres entreprises du groupe Hillewaere, auprès de tiers (par exemple, vos conseillers nous fournissent des données à caractère personnel sur votre instruction, notamment des notaires, des avocats et d'autres conseillers professionnels), auprès de sources publiques (le Moniteur belge, la BCE et les services publics) et auprès de certaines sources privées (réseaux sociaux et bases de données B2B, ainsi que les contreparties dans les transactions auxquelles vous êtes impliqué).

Si la base est une nécessité contractuelle ou une obligation légale, les données à caractère personnel doivent être fournies afin de permettre l'exécution du contrat ou de satisfaire à une obligation légale. À défaut de fourniture des données requises, la relation ne peut être poursuivie.

La durée de conservation de vos données à caractère personnel est limitée à 10 ans après la fin du contrat.

1.2 Marketing direct

Nous traitons les données à caractère personnel suivantes :

  • Données d'identification
  • Caractéristiques personnelles
  • Données financières et particularités
  • Données professionnelles (formation et profession)

La base juridique de ce traitement est l'intérêt légitime (liberté d'entreprendre et marketing direct) ou le consentement, selon que vous êtes ou non client.

La durée de conservation de vos données à caractère personnel est limitée à 3 ans après le dernier contact significatif, étant entendu qu'une prolongation de cette durée est possible avec votre consentement.

1.3 Gestion des fournisseurs

Nous traitons les données à caractère personnel suivantes :

  • Données d'identification vous concernant et concernant certains de vos employés
  • Données financières (données de paiement)
  • Données professionnelles (formation et profession)

La base juridique de ce traitement est la nécessité contractuelle (y compris les mesures précontractuelles) et l'obligation légale. Pour le traitement des données des membres du personnel des fournisseurs, nous invoquons notre intérêt légitime (la liberté d'entreprise).

Certaines données sont obtenues auprès d'autres entreprises du groupe Hillewaere, auprès de tiers (par exemple, vos conseillers nous fournissent des données à caractère personnel sur votre instruction, notamment des notaires, des avocats et d'autres conseillers professionnels), auprès de sources publiques (le Moniteur belge, la BCE et les services publics) et auprès de certaines sources privées (réseaux sociaux et bases de données B2B).

Si la base est une nécessité contractuelle ou une obligation légale, les données à caractère personnel doivent être fournies afin de permettre l'exécution du contrat ou de satisfaire à une obligation légale. À défaut de fourniture des données requises, la relation ne peut être poursuivie.

La durée de conservation de vos données à caractère personnel est limitée à 10 ans après la fin de la relation avec le fournisseur.

1.4 Respect de nos obligations légales (obligation légale)

Nous traitons les données à caractère personnel suivantes :

  • Données d'identification
  • Données financières (données de paiement)
  • Carte d'identité et numéro d'identification national

La base juridique de ce traitement est une obligation légale.

Certaines données sont obtenues auprès d'autres entreprises du groupe Hillewaere, auprès de tiers (par exemple, vos conseillers nous fournissent des données à caractère personnel sur votre instruction, notamment des notaires, des avocats et d'autres conseillers professionnels), auprès de sources publiques (le Moniteur belge, la BCE et les services publics) et auprès de certaines sources privées (réseaux sociaux et bases de données B2B).

Si la base est une nécessité contractuelle ou une obligation légale, les données à caractère personnel doivent être fournies afin de permettre l'exécution du contrat ou de satisfaire à une obligation légale. À défaut de fourniture des données requises, la relation ne peut être poursuivie.

La durée de conservation de vos données à caractère personnel est limitée aux délais de conservation légaux.

1.5 Prévention et lutte contre la fraude (intérêt légitime, à savoir prévention et lutte contre la fraude) (obligation légale)

Nous traitons les données à caractère personnel suivantes :

  • Données d'identification
  • Données financières
  • Carte d'identité et numéro d'enregistrement national

La base juridique de ce traitement est l'intérêt légitime (prévention et lutte contre la fraude) et l'obligation légale.

Si la base est une nécessité contractuelle ou une obligation légale, les données à caractère personnel doivent être fournies afin de permettre l'exécution du contrat ou de satisfaire à une obligation légale. À défaut de fourniture des données requises, la relation ne peut être poursuivie.

Les données à caractère personnel judiciaires et pénales sont traitées exclusivement dans le cadre de la défense des intérêts des clients du groupe Hillewaere (article 10, §1, 2° de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel).

La durée de conservation de vos données à caractère personnel est limitée à 10 ans après la fin du contrat/de la transaction.

Article 2 - exportation des données à caractère personnel

Pour l'organisation de nos services informatiques, Hillewaere fait appel à des prestataires externes qui stockent une partie limitée des données à caractère personnel aux États-Unis. Pour ces exportations, nous avons recours au bouclier de protection des données UE-États-Unis et aux clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations à ce sujet, n'hésitez pas à nous contacter.

Les données des dossiers sont conservées exclusivement dans l'Espace économique européen.

Article 3 - informations complémentaires concernant les destinataires de vos données à caractère personnel

Dans certaines circonstances, nous partageons vos données à caractère personnel avec un nombre limité d'autres parties :

  • Nous partageons vos données à caractère personnel avec vous-même et, le cas échéant, (a) votre employeur ou certains de vos employés et (b) les conseillers professionnels que vous désignez.
  • Nous partageons vos données à caractère personnel avec des banques, des compagnies d'assurance et des courtiers, dans le cadre de votre relation avec ces parties.
  • Nous partageons vos données à caractère personnel avec des contreparties, si cela s'avère nécessaire pour défendre vos intérêts et assurer le suivi de votre dossier spécifique.
  • Nous partageons vos données à caractère personnel avec les services publics, les cours et tribunaux et les autorités de contrôle.
  • Nous partageons vos données à caractère personnel avec d'autres conseillers professionnels, avocats, huissiers de justice et experts (judiciaires), dans la mesure où cela est nécessaire pour la prestation de nos services.
  • Nous faisons appel à un certain nombre de sous-traitants techniques, tels que l'hébergement de sites web, de fichiers et de dossiers, avec lesquels les accords de traitement nécessaires ont été conclus.

Article 4 - vos droits

Le Règlement général sur la protection des données vous accorde un certain nombre de droits concernant vos données à caractère personnel :

  • Le droit d'accéder à vos données à caractère personnel et de les rectifier.
  • Le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct et le droit général d'opposition en raison de circonstances propres à votre situation particulière.
  • Le droit à l'effacement, à la limitation et à l'oubli.
  • Le droit de retirer votre consentement à tout moment.
  • Le droit à la portabilité des données.
  • Le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle (en Belgique, il s'agit de l'Autorité de protection des données).

Avant de déposer une plainte, nous vous encourageons à nous contacter afin de trouver rapidement une solution à l'amiable à votre plainte.

L'exercice de ces droits est soumis à certaines conditions par le RGPD.

Si nous avons des doutes raisonnables quant à votre identité, nous pouvons vous demander des preuves supplémentaires de votre identité.

Comment nous contacter ?

Vous pouvez toujours nous contacter via les coordonnées ci-dessous :

Hillewaere
privacy@hillewaere.be

Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration de temps à autre. Si les modifications sont substantielles, nous vous en informerons via notre site web ou par e-mail.